Inventario del mobiliario antes de cada alquiler: guía completa

Antes de cada alquiler, inventario del mobiliario. Es lo que más repetimos cuando un propietario nos pregunta cómo proteger su vivienda en Valdeorras, ya sea un piso de larga duración en O Barco de Valdeorras o un apartamento turístico junto a las bodegas del Godello. Un inventario bien hecho marca la diferencia entre recuperar la fianza sin discusiones o arrastrar semanas de reclamaciones. Aquí te contamos por qué es tu mejor garantía, qué debe incluir, cómo documentarlo y qué campos no pueden faltar en tu plantilla.

Por qué el inventario del mobiliario es tu mejor garantía

El contrato de arrendamiento y la fianza depositada ante la Xunta de Galicia son la base legal. Pero la base legal, sin prueba material, se queda corta. Ahí entra el inventario. Sin él, si un inquilino rompe una mesa de comedor o desaparece un televisor, queda su palabra contra la tuya. Y créeme, esas discusiones nunca acaban bien.

El inventario cumple tres funciones clave:

• Prueba documental: fecha, firma y descripción del estado de cada elemento al inicio de la estancia. Es la referencia objetiva para la salida.
• Disuasión: cuando el inquilino sabe que existe un registro detallado y firmado, cuida más la vivienda. Es un efecto preventivo que muchos propietarios subestiman.
• Base para descontar de la fianza: la Ley de Arrendamientos Urbanos permite retener cantidades por daños imputables al inquilino, pero no por desgaste por uso normal. El inventario permite distinguir ambas cosas.

¿Y en viviendas turísticas? Allí puede haber huéspedes cada pocos días. Repetir la revisión en cada entrada y salida evita acumular daños sin detectar durante meses. Pasa más de lo que parece.

Qué debe incluir un inventario de alquiler: habitación por habitación

Un buen inventario no se limita a «sofá, mesa, cuatro sillas». Cuanto más específico, más útil. Recorre la vivienda con este esquema:

Salón y comedor

• Sofás (indicar número de plazas y estado del tapizado), mesas, sillas, muebles auxiliares.
• Electrodomésticos de salón: televisor (marca, modelo, pulgadas), mando a distancia, antenas.
• Elementos fijos: cortinas, persianas, lámparas, enchufes funcionales.

Cocina

• Electrodomésticos: nevera, lavadora, lavavajillas, horno, vitrocerámica, campana, microondas.
• Menaje completo: platos, vasos, cubiertos, sartenes, ollas, o incluso vajilla específica si la vivienda turística apuesta por el vino local.
• Estado de grifos, fregadero y encimera.

Dormitorios

• Camas (medida y tipo), somieres, colchones, almohadas, edredones y fundas.
• Armarios: indicar si quedan vacíos o con perchas.
• Cerraduras y llaves de cada habitación.

Baños

• Mampara o bañera, espejo, mueble, grifería, toallas y alfombrillas si las dejas.

Exterior y otros

• Garaje, trastero, terraza, patio, barbacoa, contadores (anota la lectura de luz y agua: es fundamental en largas duraciones para traspasar suministros sin sorpresas).

En cada anotación usa un sistema simple de estados: nuevo, bueno, con desgaste, dañado. Y evita términos vagos. «Regular» sin explicar qué significa no sirve de nada cuando llegue la discusión.

Cómo documentarlo: fotos, vídeos y fecha de estado

El documento escrito pierde valor si no puede demostrarse. Por eso conviene complementarlo siempre con registro audiovisual:

1. Fotografías por estancia: tomas generales y detalles de elementos valiosos o ya deteriorados (una mancha en el sofá, un arañazo en la puerta).
2. Vídeo continuo: un recorrido completo de 3 a 5 minutos por la vivienda, sin cortes, ayuda a acreditar que no se manipuló nada.
3. Marca temporal: activa la fecha y hora en las fotos, o usa el metadato del móvil. Añade en el documento la fecha exacta de la revisión.
4. Firma de ambas partes: el inventario sin la firma del inquilino vale poco. Hazlo en el momento de la entrega de llaves, no después.
5. Almacenamiento seguro: guarda copia en la nube y envía una copia firmada al inquilino por correo electrónico, para dejar rastro de la entrega.

Plantilla de inventario: qué campos no pueden faltar

Documentación clara en mano, el siguiente paso es decidir dónde la apuntas. Da igual si usas papel, una hoja de cálculo o una app: lo que importa es que tu plantilla de inventario del mobiliario recoja, como mínimo, estos campos.

• Datos de la vivienda: dirección completa y, si la tienes a mano, la referencia catastral.
• Identificación de las partes: propietario (o gestor) e inquilino o huésped, con DNI.
• Fecha y hora de la revisión: en la entrada y, más adelante, en la salida.
• Relación de elementos: por estancia, indicando cantidad, marca o modelo y estado.
• Lectura de contadores: luz, agua y gas.
• Número de juegos de llaves entregados.
• Observaciones y daños previos: descritos con precisión, sin atajos.
• Firmas de ambas partes: sin ellas, el documento pierde casi toda su fuerza.

Con la estructura sobre el papel, la clave está en aplicarla con rigor en cada entrega de llaves, tal como desarrollamos en la segunda parte de esta guía.

Errores frecuentes que anulan la eficacia del inventario

Hay propietarios que elaboran su inventario del mobiliario con esmero y, aun así, cuando llega el problema no pueden reclamar nada. ¿Por qué? Casi siempre por alguno de estos fallos. Todos evitables, por cierto.

• Descripciones genéricas. Anotar «sofá» no sirve de nada. Lo correcto sería «sofá de tres plazas, color gris, con leve marca de rozadura en el lateral derecho». Cuanto más detalle inicial, más fácil demostrar después que un daño es posterior a la entrada del inquilino.
• Olvidar el estado de los elementos. El inventario no es solo una lista de cosas: es un registro del estado en que se encuentran. Un colchón con un hundimiento previo, una persiana que hace ruido, un electrodoméstico con un arañazo… todo eso debe quedar documentado antes de la entrega de llaves.
• Hacerlo solo de palabra o por WhatsApp. Una conversación informal no vale como prueba ante una disputa. El inventario tiene que ser un documento firmado por ambas partes, con fecha, y una copia para cada uno. Sin excepciones.
• No actualizarlo entre inquilinos. Si sustituyes el microondas o cambias el sofá y sigues usando el inventario antiguo, el documento pierde credibilidad. Cada nueva entrada exige revisar y firmar una versión actualizada. Es un trámite de veinte minutos que muchos se saltan.
• Ignorar las fotos. Sin soporte gráfico, discutir si el daño ya existía se convierte en palabra contra palabra. Y en esos pleitos, casi nunca gana la palabra. Las imágenes con fecha son la mejor prueba complementaria.

Inventario y gestión profesional: cuándo delegar en un gestor

Hacer bien el inventario requiere tiempo, método y constancia en cada rotación de inquilino. Quien gestiona un solo piso y vive cerca puede asumirlo personalmente sin demasiada carga. Pero la ecuación cambia en varios supuestos bastante habituales en Valdeorras:

• Viviendas turísticas con rotación alta. En apartamentos de alquiler temporal, cada huésped implica una revisión. Y un error repetido en la entrega se multiplica por decenas de estancias al año.
• Propietarios fuera de la comarca. Si vives fuera de O Barco, A Rúa o Villamartín, desplazarte para cada entrada y salida de inquilino resulta inviable. Simplemente no es sostenible.
• Varios inmuebles en cartera. Mantener inventarios actualizados, fotografiados y firmados en múltiples viviendas exige un sistema organizado, no buena voluntad.

En estos casos, delegar en un profesional aporta ventajas claras: inventarios normalizados con plantilla y reporte fotográfico en cada entrega, actuación como intermediario neutral ante el inquilino si surge una discrepancia, y una revisión coordinada con el mantenimiento preventivo de la vivienda. En Turismo de Galicia Travel trabajamos a diario con este procedimiento en los alquileres que gestionamos en Valdeorras, y la diferencia se nota sobre todo al devolver fianzas sin fricciones.

Puntos clave para hacer un inventario del mobiliario impecable

1. El inventario del mobiliario es el documento que protege tu fianza y evita disputas; sin él, reclamar daños es casi imposible.
2. Debe ser detallado: cada elemento descrito con ubicación, estado y observaciones de daños previos.
3. Las fotografías con fecha son el complemento imprescindible del documento escrito.
4. Se firma en la entrega de llaves y se actualiza en cada nueva entrada de inquilino.
5. Los errores más comunes: la vaguedad, el formato informal y la falta de actualización.
6. Si gestionas alquiler turístico, vives lejos o tienes varios inmuebles, la gestión profesional te ahorra tiempo y riesgos.