Inventario de entrada y salida: evita conflictos con el depósito

La devolución del depósito es, probablemente, el momento más delicado de cualquier alquiler. Lo vemos cada temporada aquí en Galicia, en comarcas como Valdeorras: propietarios que retienen parte o toda la fianza sin poder justificarlo ante el inquilino. Y también al revés. Inquilinos que entregan pisos con desperfectos y dueños que no tienen manera de demostrarlo. Existe una herramienta que evita casi todos estos líos, y tiene nombre propio: el inventario de entrada y salida. Bien hecho, es una prueba objetiva del estado de la vivienda al empezar y al terminar el contrato. Convierte una discusión de opiniones —que es lo peor— en una simple comparación de documentos.

Qué es el inventario de entrada y salida y por qué importa tanto

Es un documento descriptivo que recoge el estado de la vivienda, sus estancias, mobiliario, electrodomésticos y enseres en dos momentos: cuando el inquilino toma posesión y cuando la deja. Su función es doble. Por un lado documenta que el piso se entrega en buenas condiciones; por otro, permite comparar de forma objetiva su estado final y decidir si procede descontar algo del depósito.

Sin este documento, la fianza es tierra de nadie. Si el inquilino reclama y el propietario alega daños, un juez pedirá pruebas. ¿Y qué prueba pesa más que un inventario firmado por ambos, apoyado en fotografías fechadas? Pocas, la verdad.

Qué dice la normativa sobre la fianza

La Ley de Arrendamientos Urbanos (LAU) establece que en arrendamientos de vivienda la fianza obligatoria equivale a una mensualidad de renta, y que debe devolverse en un plazo aproximado de un mes desde la entrega de llaves, descontando únicamente cantidades adeudadas o daños imputables al inquilino (el desgaste por uso normal queda fuera). En Galicia, además, los contratos de arrendamiento deben depositarse en el axente de inhibición correspondiente, con la fianza asociada. Hace falta añadir que, desde la Ley de Vivienda de 2023, los arrendadores están sometidos a ciertas limitaciones de actualización de renta, aunque la fianza y sus reglas de devolución siguen siendo el eje de la relación contractual.

Nuestro consejo es siempre el mismo: ante cualquier duda sobre plazos o cuantías concretas, consulta con un profesional. La aplicación práctica puede variar según el tipo de contrato.

Cómo hacer el inventario de entrada paso a paso

Un inventario útil no es una lista genérica tipo «piso en buen estado». Debe ser concreto, verificable y firmado. Esta es la estructura que recomendamos:

1. Ficha del inmueble: dirección completa en O Barco de Valdeorras, A Rúa o la localidad que corresponda, referencia catastral y fecha de la visita.
2. Recorrido estancia por estancia: salón, cocina, dormitorios, baños, pasillo, terraza, trastero o garaje si los hay. Cada estancia con su propia sección.
3. Detalle de enseres: en la cocina, por ejemplo, no basta con «menaje». Escribe «12 platos llanos, 12 hondos, 8 vasos, batería de cocina de 3 piezas, horno y placa en funcionamiento».
4. Estado de pintura, suelos y carpintería: anota golpes, humedades, rayones, el estado de persianas y ventanas.
5. Lecturas de contadores: luz, agua y, si aplica, gas. Esto ahorra discusiones sobre consumos pendientes.
6. Fotografías y vídeo: de cada estancia, con ángulos amplios y detalles de cualquier defecto preexistente. Guarda los archivos originales, que conservan los metadatos de fecha.
7. Firmas de ambas partes: propietario e inquilino, en cada página si es posible, con una cláusula de aceptación del contenido.

Errores frecuentes que anulan el valor del inventario

Hemos visto estropearse muchos inventarios por motivos repetidos. Estos son los más habituales:

• Hacerlo a prisa el mismo día de la entrega de llaves, sin tiempo para revisar.
• No documentar con fotos los defectos que ya existen: si no está fotografiado, en la práctica no existió.
• Inventarios genéricos, sin cantidades ni estados concretos.
• Firmar solo el propietario, o entregar la copia al inquilino semanas después.
• Omitir llaves, mandos a distancia del garaje y elementos comunes del edificio.

Inventario de salida: la comparación que decide el depósito

El de salida se hace con el mismo método. Idealmente el mismo día de la entrega de llaves, recorriendo las estancias en el mismo orden que en la entrada. La comparación entre ambos documentos es la que permite decidir si hay que descontar algo de la fianza. Ni más ni menos.

Qué se puede descontar y qué no

La regla de oro: se descuentan los daños imputables al inquilino, no el desgaste normal por uso. Algunos ejemplos prácticos:

• Descontable: puerta con arañazos profundos nuevos, cristal roto, electrodoméstico estropeado por mal uso, manchas de humedad por no ventilar, muebles rotos o faltantes.
• No descontable: pintura ligeramente deslucida tras dos años de uso, pequeños clavos para cuadros pactados, desgaste normal de una bombilla o del rodapié.

Para justificar un descuento, lo correcto es presentar presupuestos reales de reparación al inquilino, junto con las fotos comparativas. Suele bastar para cerrar el asunto de forma amistosa, que siempre sale más rápida y más barata que una reclamación judicial.

El papel de las fotografías fechadas

Las fotos hechas con el móvil son válidas, pero conviene reforzarlas: guarda las carpetas originales sin editar, nombra los archivos con la fecha y, si el piso se alquila por temporadas o como apartamento turístico, mantén un histórico de inventarios por estancia. En la gestión de apartamentos turísticos que realizamos en Valdeorras, este histórico es rutina en cada cambio de huésped. Nos permite detectar incidencias en horas, no meses después.

Inventario en alquiler turístico frente a alquiler de larga duración

En los apartamentos turísticos el inventario es mucho más dinámico: se revisa en cada entrada de huésped, el desgaste es mayor y los enseres cambian con frecuencia (toallas, lencería, menaje). Lo recomendable es llevar un inventario maestro del apartamento y una lista de chequeo rápida por reserva, con fotos de cualquier incidencia en el momento.

En los alquileres de larga duración ocurre lo contrario: el inventario es más estable pero más crítico, porque el depósito suele ser mayor en la práctica (fianza más eventuales garantías adicionales que las partes pacten dentro del marco legal) y los plazos largos de ocupación hacen imposible recordar el estado inicial. Aquí, el documento firmado y fechado lo es todo.

Preguntas frecuentes sobre el inventario y el depósito

Puntos clave para un inventario que funcione

• Documenta estancia por estancia, con cantidades y estados concretos, no valoraciones genéricas.
• Acompaña siempre el inventario de fotografías y vídeo fechados, guardando los originales.
• Anota las lecturas de contadores en la entrada y en la salida.
• Firman ambas partes, entrega copia inmediata y fija un plazo breve para correcciones.
• Distingue entre daño y desgaste por uso: solo lo primero justifica descontar del depósito.
• Presenta presupuestos reales si hay descuentos, para cerrar el acuerdo de forma amistosa.

Un inventario de entrada y salida riguroso cuesta una tarde de trabajo y puede ahorrarte meses de conflicto y cientos de euros. Si prefieres delegar, en Turismo de Galicia Travel llevamos años gestionando alquileres de larga duración y apartamentos turísticos en Valdeorras, y este control documental forma parte de nuestro día a día: cada entrega y cada salida quedan registradas, fotografiadas y firmadas.

Consejo del gestor: nunca entregues llaves sin inventario firmado, ni devuelvas depósito sin inventario de salida comparado. La diferencia entre ambos documentos es, literalmente, tu garantía.